Die Wareneingangskontrolle beginnt schon direkt bei der Warenannahme, sie besteht aus mehreren einzelnen Prüfungen. Werden hier bereits Differenzen festgestellt, muss entschieden werden, ob die Ware überhaupt in Empfang genommen wird. Dabei werden, bevor der Empfang der Waren quittiert wird, folgende Punkte geprüft.
Vor der Warenannahme
- Ist die Ware für den eigenen Betrieb bestimmt?
Ist die Ware beim falschen Empfänger, wird die Annahme verweigert. Da dann in der Regel Ware geliefert wird, mit der das eigene Unternehmen überhaupt nichts anfangen kann. Allerdings sollte in diesem Fall geprüft werden, ob nicht ein falscher Lieferschein o.ä. aufgeklebt wurde und die Ware evtl. doch richtig geliefert wurde. Wurde Ware geliefert die laut Papieren zu einem anderen Empfänger hätte gebracht werden sollen, für die es aber eine offene Bestellung gibt, sollte Rücksprache mit dem Einkauf und dem Absender gehalten werden, um zu klären, für wen die Ware tatsächlich bestimmt ist. - Liegt eine offene Bestellung für die gelieferte Ware vor?
Wurde die Ware bestellt, ist der Empfänger zur Annahme verpflichtet (vgl. § 373 HGB Annahmeverzug). Dies setzt natürlich voraus, dass die Ware in einem ordentlichen Zustand ist. Wird die Annahme dennoch verweigert, wird dies unter Angabe der Gründe auf den Lieferpapieren vermerkt und sollte auch vom Anlieferer quittiert werden. - Stimmt die auf den Lieferpapieren eingetragene Anzahl an Packstücken?
Werden hier Differenzen festgestellt, werden diese wie unter Punkt 2 auf den Lieferpapieren vermerkt, die Ware in der Regel (nach Rücksprache mit dem Einkauf) aber angenommen. - Ist die auf den Lieferpapieren vermerkte Anzahl an tauschpflichtigen Packmitteln auch tatsächlich geliefert worden?
Auch hier werden Abweichungen auf den Lieferpapieren vermerkt und vom Anlieferer gegengezeichnet. Wird ein separater Packmittelschein zur Unterschrift vorgelegt, müssen die Differenzen hier unbedingt auch vermerkt werden. - Sind die tauschpflichtigen Packmittel in einem tauschfähigen Zustand?
siehe Punkt 4. - Sind äußerlich erkennbare Schäden an der Ware vorhanden?
Ist die Ware in einem von außen zu erkennenden schlechten Zustand, wird auch dies auf dem Lieferschein vermerkt und vom Anlieferer quittiert. Nach Rücksprache mit dem Einkauf wird die Annahme der Ware entweder verweigert oder zur weiteren Kontrolle angenommen und vorerst für die Produktion gesperrt. - Wurde der vereinbarte Liefertermin eingehalten?
Wurde der Liefertermin nicht eingehalten, kann die Annahme verweigert werden und die Lieferung zum eigentlichen Termin verlangt werden. Ist der Liefertermin bereits überschritten, wird dies auf den Lieferpapieren vermerkt, um den Frachtführer/Absender für Terminschäden haftbar halten zu können.
Nach der Warenannahme
Wurde die Ware in Besitz genommen, folgen weitere Kontrollen, um die Qualität der Lieferung zu prüfen. Zur Wareneingangskontrolle ist der Abnehmer einer Ware gemäß § 377 HGB Abs.1 grundsätzlich dann verpflichtet, wenn er durch rechtzeitige Mängelrüge seine Gewährleistungsrechte erhalten möchte. Diese Kontrollen können betriebsbedingt meist nur Stichprobenartig durchgeführt werden. Dabei werden folgende Punkte geprüft.
- Ist in den Packstücken auch wirklich das drin, was außen drauf steht?
Insbesondere werden hier die Artikelspezifikationen (Größe, Farbe, Material etc.) und deren Menge pro Packstück geprüft. Da gerade die Überprüfung der Artikeleigenschaften oft spezielles Fachwissen der kontrollierenden Mitarbeiter oder besondere technische Einrichtungen (Prüflabor) erfordern, werden diese Kontrollen meist von einer eigens dafür eingerichteten Abteilung, der Qualitätssicherung (QS) durchgeführt. - Sind Schäden an der Ware vorhanden, die von außen nicht zu erkennen waren?
Sind Schäden an der Ware aufgetreten, die bei der Warenannahme nicht zu erkennen waren, müssen diese beim Absender innerhalb von 7 Tagen angezeigt werden, andernfalls gilt die Ware als mängelfrei.
Werden bei diesen Kontrollen Mängel festgestellt, wird oft eine Vollkontrolle der gelieferten Charge oder der gesamten Lieferung angeordnet, dabei wird dann jedes einzelne Packstück kontrolliert. Bis diese Kontrollen alle abgeschlossen sind, bleiben die Waren gesperrt. Solche Waren werden in der Regel in einem Sperrlager zwischengelagert. Erst wenn die Warenfreigabe durch die QS erfolgt ist ,wird die Lieferung in das normale Lager umgelagert.