Die Grundlegenden gesetzlichen Buchführungsbestimmungen für Kaufleute finden sich im Handelsgesetzbuch [HGB]. Da die Buchführung auch Grundlage für die Besteuerung des Unternehmens ist, gibt es daneben noch steuerrechtliche Buchführungsbestimmungen. Sie sind insbesondere in der Abgabenordnung [AO],dem Einkommensteuergesetz [EStG], dem Körperschaftsteuergesetz [KStG] und dem Umsatzsteuergesetz [UStG] enthalten.
Jeder Kaufmann, der ins Handelsregister eingetragen ist, ist verpflichtet Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen [§ 238 I HGB].
Nach § 241 a HGB sind von der Buchführungspflicht befreit Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600 000,00 EUR Umsatzerlöse und 60 000,00 EUR Jahresüberschuss aufweisen.
Der Buchungssatz ist eine Buchungsanweisung in der doppelten Buchführung. Er legt fest, welche Beträge auf welche Konten gebucht werden sollen und muss vor dem Buchen auf jedem Beleg schriftlich festgehalten werden. Das Festlegen eines Buchungssatzes nennt man Kontierung. Beim Buchen werden die Buchungssätze in chronologischer Reihenfolge in das Journal geschrieben. Erst im zweiten Schritt wird die Buchungssatzliste des Journals zusammen mit den weiteren Angaben (Datum, Belegnummer usw.) in das Hauptbuch übertragen.
Das Konto, das im Soll angesprochen wird, wird auch als Sollkonto bezeichnet; das im Haben angesprochene Konto ist das Habenkonto. Das grundlegende Format eines Buchungssatzes ist: per Sollkonto an Habenkonto. Das „per“ steht für „im Soll“ und das „an“ für „im Haben“. Oft wird das „per“ auch ganz weggelassen. Anstelle des „an“ kann auch ein Schrägstrich „/“ verwendet
Ein einfacher Buchungssatz betrifft nur zwei Konten. Jedes muss mit dem gleichen Betrag bebucht werden. Ein Konto wird im Soll, eines im Haben angesprochen.
Beispiel: Ein Kunde begleicht eine Forderung über 200 € per Banküberweisung. Für den Zahlungsempfänger lautet der Buchungssatz dann:
per Bank (200 €) |
an Forderungen (Debitoren) (200 €) |
Das heißt, bei der Buchung wird das Konto „Bank“ um 200 € gemehrt und im Gegenzug wird das Konto „Forderungen“ (auch „Debitoren“ genannt) um den gleichen Betrag gemindert.
Wenn ein Geschäftsvorfall mehr als zwei Konten erfordert, muss dennoch mindestens ein Konto im Soll und eines im Haben bebucht werden. Die Summen beider Seiten müssen gleich sein, sonst ist der Buchungssatz unvollständig und eine Buchung unmöglich.
Beispiel: Eine Ausgangsrechnung an einen Kunden wird fakturiert:
per Forderungen (119 €) |
an Umsatzerlöse (100 €) |
an Umsatzsteuer (19 €) |
|
Summe im Soll: 119 € |
Summe im Haben: 119 € |
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