Diese Grundsätze sind in verschiedenen gesetzlichen Vorschriften enthalten, ergeben sich aber insgesamt aus der bewährten kaufmännischen Praxis. Sie lassen sich in den zwei Grundprinzipien „Wahrheit“ und „Klarheit“ zusammenfassen.
Wahrheit in der Buchführung bedeutet, dass alles so gebucht werden muss, wie es wirklich vorgefallen ist. Scheinbuchungen über Vorgänge, die nicht tatsächlich stattgefunden haben, sind verbotene Fälschungen.
Klarheit bedeutet, dass alles übersichtlich, eindeutig, lesbar, nachvollziehbar und geschützt vor Fälschungen sein muss.
Eine sich aus der Forderung nach Wahrheit und Klarheit zwingend ableitende Regel lautet, dass keine Buchung erfolgen darf, ohne dass ein Beleg vorliegt. Wenn der Beleg nicht aus dem Geschäftsvorfall direkt entsteht (zum Beispiel Eingangsrechnung, Quittung), ist ein Eigenbeleg anzufertigen (Kopie der Ausgangsrechnung, Lohnbeleg, Materialentnahmeschein, Abschreibungsbeleg, …). Bei der Anfertigung von Eigenbelegen ist von vornherein zu bedenken, dass sie jeder Revision standhalten müssen, besonders auch vor dem Finanzamt. Für Buchführungsunterlagen bestehen Aufbewahrungspflichten (in der Regel 6 Jahre bei Handelsbriefen oder 10 Jahre bei Belegen).
Organisationsgrundsätze
Jeder Geschäftsvorfall ist in einem Beleg zu erfassen.
Die Belege sind fortlaufend, vollständig und zeitnah zu erfassen.
Die Geschäftsvorfälle sind zu systematisieren.
Buchungsgrundsätze
Grundsatz der Nachprüfbarkeit
Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit
Bücher sind in einer lebenden Sprache zu führen
Abkürzungen müssen allgemein verständlich sein
Jahresabschluss in deutscher Sprache
Grundsatz der Vollständigkeit
lückenlose Erfassung aller Geschäftsfälle
Grundsatz der Richtigkeit und Wahrheit
nicht unleserlich machen Speichern
Zwischenraum entwerten
keine Buchung ohne Beleg
keine Buchung ohne Gegenbuchung (Gegenkonto)
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