„Berufliche E-Mail schreiben & versenden“

1. Teil: Zusammenfassung des Lerninhalt

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Wie schreibt man berufliche E-Mails und was gilt es beim Versand zu beachten?

E-Mails sind seit Jahren das Kommunikationsmittel , um schnell Informationen und digitale Dokumente zu versenden. In Deutschland wurden 2018 zwischen 15 bis 25 berufliche E-Mails pro Tag empfangen (Quelle: Statista). Andere Quellen sprechen sogar von über 50 E-Mails pro Tag! Geht man von einer Lese- und Bearbeitungszeit von ca. 3 Minuten aus, fließt jede Menge Arbeitszeit in die tägliche E-Mail-Flut.

Jede E-Mail, die Sie versenden, beeinflusst Ihre Marke, Ihr Unternehmen und Ihr professionelles Auftreten. Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihre E-Mail an Externe geht oder innerhalb Ihrer Organisation verschickt wird. Unfreundlichkeit, Unsachlichkeit, Schludrigkeit oder Texte, die unverständlich sind oder von Fehlern in der Rechtschreibung strotzen, sollten daher vermieden und keine E-Mail unbedacht versendet werden.

Wie ist eine E-Mail grundsätzlich aufgebaut und was sollte sie enthalten?

  • E-Mail-Empfänger (An…)
    • Hier können Sie entscheiden, welche Personen die E-Mail erhalten soll
    • Im Feld cc fügen Sie für alle sichtbar die Menschen hinzu, die den Inhalt der Mail “zur Kenntnisnahme” erhalten.
      “bcc”-Empfänger sind für “An”- und “cc”-Empfänger nicht sichtbar.
    • Es sollten nur Personen aufgenommen werden, die eine E-Mail wirklich erhalten sollen
  • Betreffzeile (Betreff…)
    • Hier gehört zwingend ein Text rein – kurz und aussagekräftig die Zusammenfassung des Anliegen
    • versenden sie keine E-Mails ohne einen Betreff, da dieses sonst häufig als Spam gewertet wird
  • Anrede
    • Eine Anrede gehört in jede E-Mail. Übernehmen Sie nicht die Anredelosigkeit, die Sie aus der Kommunikation über Messengerdienste wie WhatsApp oder Facebook  kennen. E-Mails sind Briefe, wenn auch digital.
    • Stimmen Sie die Anrede auf die Empfängerin bzw. den Empfänger Ihres Mails oder Briefes ab. Je besser Sie einander kennen, desto lockerer darf die Anrede sein.
    • Wenn Sie sich unsicher sind, welche Anrede passend ist, greifen Sie lieber zu einer etwas förmlicheren Anrede. Mit Sehr geehrte Frau XY bzw. Sehr geehrter Herr XY können Sie nichts falsch machen
  • Textkörper, also die eigentliche Nachricht
    •  Nach der Betreffzeile und der Anrede ist Ihr erster Satz wichtig: Er sollte alles aussagen, was der Empfänger wissen muss.
    • Aufzählungen versehen Sie mit Spiegelstrichen/bullet points oder einer nummerierten Liste zur besseren Übersicht
    • verwenden Sie keine Emoticons
  • Grußformel am Ende
    • Keine Grußformel am Ende Ihrer Mail geht nicht. Ihr Geschäftspartner kann Ihnen das als schlechtes Benehmen auslegen.
    • Wählen Sie Ihren Abschlussgruß ebenso wie die Anrede mit Bedacht, von formell bis individuell gibt es viele
    • Formulieren Sie Ihre Grußformel am Ende aus. Abkürzungen wie MfG (= Mit freundlichen Grüßen) oder LG (= Lieben Gruß) sind unangebracht.
    • Ans Ende Ihrer geschäftlichen E-Mails gehören Pflichtangaben, die sich aus der Rechtsform des Unternehmens ergeben
  • Anhang (Datei anfügen…)
    • Haben Sie die Größe der angehängten Dateien im Blick. Manche Mail-Server sperren Mails mit zu großen Dateianhängen.
    • Anhang nur in die E-Mail einfügen, wenn sie für das Thema unerlässlich sind und nicht z.B. in der Cloud liegen.

Welche Pflichtangaben muss eine E-Mail-Signatur enthalten?

Eine E-Mail-Signatur muss grundsätzlich folgende Angaben enthalten:

  • Vollständiger Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen),
  • Rechtsformzusätze (wie etwa die Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“ bzw. „e.K.“ oder „e.Kfm“, „eingetragene Kauffrau bzw. „e.Kfr.“, „offene Handelsgesellschaft“ bzw. „OHG“, „Kommanditgesellschaft“ bzw. „KG”),
  • Ort der Handelsniederlassung / Sitz der Gesellschaft (ladungsfähige Anschrift)
  • das Registergericht
  • die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist
  • bei Kapitalgesellschaften müssen zudem die Namen der vertretungsbefugten Geschäftsführer, Aufsichtsratsvorsitzenden und der Vorstandsvorsitzenden benannt werden.

2. Teil: Online-Prüfung

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Drücke Test starten und es geht los. Viel Erfolg!

In diesem Quiz erwarten Dich 10 zufällige Fragen aus dem Lernthema:

„Berufliche E-Mails verfassen “

Viel Erfolg bei Deiner Prüfungsvorbereitung!

3. Teil: Prüfungs-Bestenliste

Bestenliste: Berufliche E-Mails

maximal 8 Punkte
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4. Teil: Weitere Prüfungen zum Lernbereich

5. Teil: Partnerseiten